このシステムは、各団体の会計担当者へメールを送るためのものです。 具体的には、役員として届けられている会計担当者へメールが届きます。
返信先は、常に「[email protected]」です。会計とはメールでやりとりをしてください。
その際、重要なのは、タブ「質問箱」及び「予算書完成報告」のB列にある番号です。
質問箱：Q260001、 予算書完成報告：Y26001 といった番号が自動で付番されます。
これをキーに、メールでやりとりをします。問題が解決したら「完了」とします。
「伝票管理表」に必要事項を入力し、送信チェックを入れるとメールが送信されます。
タブ 「伝票管理表」 を開き、3行目以降に入力します。
| 列 | 入力内容 | やること |
|---|---|---|
| D列 | 送信者 | 「執行部」または「学生支援部」を選ぶ |
| E列 | 団体名 | メールを送りたい団体を選ぶ |
| F列 | 伝票番号 | 必要な場合のみ入力する |
| G列 | 分類 | メールの種類を選ぶ |
| H列 | 通信欄 | 相手に伝えたい内容を書く |
| P列 | 担当者 | 自分または担当者を選ぶ |
| K列 | メール送信 | 送信内容を確認後、チェックを入れる |
| I列 | 備考 | 質問箱の質問 |
| Q列 | FK_番号 | 質問箱のB列の値を入れると、I列に質問箱の質問が自動で入ります。 |
ここに、質問箱のB列の値を入れます。
G列「分類」で選んだ内容によって、送られるメール文面が変わります。
| G列の分類 | 使われるメール内容 |
|---|---|
| 差戻・受理 | 確認結果の連絡 |
| 連絡・申請書 | 通常の連絡 |
| 決算 | 決算に関する連絡 |
| 予算 | 予算に関する連絡 |
| 総会資料 | 総会資料に関する連絡 |
| 質問箱 | 質問に対する回答 |
| 上記以外 | 伝票不備の連絡 |
送信者によって、使うメール内容タブが変わります。