2025年度学友会会計より、伝票での処理を行います。
伝票とは
伝票とは、お金の動きや使い道を正確に記録し、あとから確認できるようにするための記録用紙です。帳簿に書かれている内容が正しいことを確かめる証拠書類として使われます。
伝票を作成することを「伝票の起票」「伝票を起こす」という表現をします。
帳簿に書くのになぜ伝票が必要なの？
帳簿は、伝票の情報をまとめたノートです。
学友会においては一つ一つの取引を「伝票」で記録・確認することで、帳簿の正確性が上がります。伝票で管理すれば、「帳簿を後でいっぺんに確認しよう」ということができなくなります。これにより、決算時に困らずにすみます。問題があれば、伝票起票回覧時に発見することができます。
いつ伝票に起こすの？
取引が発生したらすぐです。実務では、少し時間が経ってから起票することもあります。ただ、そうしていると確実にたまっていきます。記憶もあやふやになりますので、取引が発生したらすぐに起票するように心がけてください。
誰が起票するの？
会計担当者（会計部門）の人がするとよいでしょう。わからない人が起票すると、あとで修正する手間が発生します。ゆくゆくはだれでも起票できるようにできるとよいですが、まずはわかっている人で行うのがよいです。
一度にどのくらい起票できるの？
「目的が同じ支出」や「一度に行った支払」ならまとめても構いませんが、性質の異なる取引や別の日に行った支払を一緒に書くのは避けます。
会計で大事なことは、あとから見返したときに「何のための支出（入金）だったか」が一目でわかることが大切です。1枚の伝票にいろいろ詰め込みすぎると、後から確認する際に混乱するため、 「1伝票＝1取引」を基本にしましょう。
| ケース | まとめ可否 | 理由 |
|---|---|---|
| 同じ日に、同じ店で、文房具を3種類買った | ○ | 一つの「文房具購入」という取引として扱える |
| 同じ日に、別の店で文房具と飲料を買った | × | 「消耗品費」と「会議費」など、科目が異なるため |
| 別の日に、別の目的で支払った | × | 日付も内容も異なる取引になるため |
| 1回の支払で複数の勘定科目にまたがる（例：文房具＋切手） | △ | 伝票は1枚でもよいが、摘要欄で内訳を明確に書く必要がある |
■補足
学友会の流れだと、帳簿→伝票生成 となっています。これは、Googleフォームを使ったこのシステムのためであり、通常は逆です。
伝票データは、帳簿から自動でコピーします。こちらで編集しても帳簿が変更されません。変更をする場合は、帳簿側を編集してください。帳簿を編集するには、Googleフォームで編集する必要があります。Googleフォームへは帳簿タブのフォームURLリンクを押してください。
会計年度を合わせる。
これから、作成する伝票の会計年度を合わせましょう。これがずれているとうまくいきません。
これはサンプルなので、2024年度で行っています。
