■予算書の作り方

1．予算書に情報を入力する

今年度より、予算書は新たにシートを作成しません。予算書シートに書き足します。

今年度からの変更点【重要】

また、使途変更の事務手続きを減らすため、予算番号はⅡの企画番号内の勘定科目毎にできるだけ纏めるようにしてください。そして、内訳は予算内訳表に記載をしてください。行事や部門ごとに企画番号で分けると管理しやすいと思います。

※この点について、下部にある「予算の立て方」で詳しく述べます。

入力方法は、以下の通りです。

1. 番号：自動入力
2. 年度：次年度を入力
3. 予算ⅠーⅢ：任意のもの
4. 内容：その予算の主題となる使途を明記します
5. 勘定科目：その内容に適当な勘定科目を設定しますが、学友会会計ルールに従ってください。
6. 予算番号：自動入力
7. 予算額：その項目の予算額を入力
8. 団体支出額：予算のうち団体支出額はいくらかを入力。
9. 補助金額：自動入力。

以下は、使途変更が発生した場合に運用

1. 修正額：予算の修正額を入力
2. 修正後予算額：自動入力
3. 修正後団体支出額：修正後の団体支出額を入力。通常は、⑦を自動転記。
4. 修正後補助金額：自動入力。

**注意点：**ユーザーが誤って数式を消していないかを確認してください。 自動入力の箇所には、数式が入っています。修正後予算額・補助金額は書き込みが出来ないようにしていますが、その他は、運用上上書きが出来るようにしています。誤って数式を消してしまう可能性があります。

2．予算内訳表に入力する

1. 予算書にある各予算番号の内訳を入力します。この際、**「1フィールド1データ」**のルールに従ってください。

   1フィールド1データとは

   データベースの考え方で、データを扱いやすくするための手法です。これを原子性、第1正規化と言います。 具体的にどうするか：講師への謝礼が発生するとします。1回20000円で、4月、7月、10月に発生する場合、予算内訳表には１行ずつ以下のように記述します。

   番号	詳細	金額
   1	4月月謝代	20000
   2	7月月謝代	20000
   3	10月月謝代	20000

   以下は、ＮＧです。

   番号	詳細	金額
   1	4,7,10月月謝代	60000

   理由：上記はまだ情報が少ないですが、大量に入ることも想定されます。そうなると、集計時に面倒が増えます。

   番号と予算番号は自動入力です。

予算の立て方

これまでの問題に対する対策

■これまでの問題点

これまでは、品目毎に細かく予算番号が分かれている予算書が散見されました。以下の例だと、印刷製本費が7つに分けられています。

たしかに、以下の図のように分けておけば、綿密な管理は可能です。具体的には、ポストカードではいくらまで使えるか、また増減があった項目は何でどのくらいの金額だったか、という記録を決算書で見ることが出来ます。

しかし、余りに細かすぎると「予算の柔軟性」が損なわれ、動きづらくなります。

具体例を挙げます。

もし、ポストカードの支出が50000円増えたとします。その場合、同じ企画番号の予算から充当する必要があり、「使途変更」の手続きをします。

この「使途変更」がたくさんあると、そのたびに事務工数が増えます。間違いがあれば訂正をしなければなりません。

つまり、「動きが鈍く」なります。

では、どのようなものが理想なのでしょうか。

このケースでは、印刷製本費でまとめておくと良いです。（以下の図参照）

これにより、例え納期を短くして単価が上がっても、一つの予算の中で柔軟に対応することが可能です。

■この予算書の問題

予算運用には大変便利になりますが、実はこれだけだと「672,000円」の内訳が分からなくなります。