このシステムを使った作業は、各団体から提出された書類を確認し、必要があれば団体へ連絡をするものです。
①質問箱、②予算書完成報告、③決算完了報告、これらは、各団体から提出されたフォームの回答です。これらに対し、必要に応じて返信をします。
返信をする際、①～③に「番号」の列があるので、その番号を「④伝票管理表」の FK_番号 に入力をすることで質問と回答を紐付けます。
これらの進捗を、⑤進捗管理表に記録をし、進み具合を確認します。
使う表は、主に次の4つです。
団体からの質問を受けるスプレッドシートです。
ここで、質問一つ一つに固有の番号が振られます。
その番号を「伝票管理表」に入力することで、質問とその回答を紐付け管理をします。
団体から提出された内容を確認する表です。
質問や不備があった場合は、この表だけで終わらせず、伝票管理表を使って団体へ連絡します。
予算書完成報告にも同じように番号が振られます。
団体へメールを送るための表です。
団体へ連絡する場合は、伝票管理表に必要事項を入力します。
送信前に、団体名・分類・通信欄の内容を必ず確認してください。
K列「メール送信」にチェックを入れると、実際にメールが送信されます。
間違いがないことを確認してからチェックしてください。